Sabrías contestarnos a la pregunta ¿Qué es un CRM – ERP?
La importancia de las nuevas tecnologías en el mundo moderno conlleva cada vez más la necesidad de contar con programas informáticos aplicados a la gestión empresarial. Pero, ¿qué es un ERP?, es software de gestión empresarial, permite la integración de las operaciones de una empresa, de manera que puede controlar la producción, la logística, los envíos, la contabilidad y el inventario.
¿Qué es un CRM – ERP para las empresas?
Las compañías españolas tienen que saber aprovechar las oportunidades estratégicas que el mercado ofrece y retomar el impulso del crecimiento y la innovación.
En este sentido, la tecnología se ha convertido en un gran aliado para las empresas que quieren evolucionar a la par que el mercado. Un programa de gestión empresarial ayudará a tu empresa a tomar otra dirección en esta evolución.
Un ERP proporciona un control íntegro de todo el proceso de tu empresa: desde la fabricación del producto hasta su venta a tus clientes. Así podrás optimizar tus procesos identificando qué funciona mejor o peor.
Las aplicaciones software ERP están diseñadas para recolectar y organizar datos de varios niveles de una organización y conectar las actividades empresariales a través de los departamentos.
Un enfoque estructurado de un ERP puede ayudar a una empresa estandarizar y automatizar sus procesos de negocio y mejorar la eficiencia de las operaciones.
Además de ahorrar tiempo y dinero, un enfoque integrado para gestionar los procesos de negocio. Asegura que todos estén trabajando con los mismos datos y observando los mismos indicadores clave de rendimiento (KPI).
Ibis Computer: tu aliado tecnológico
En Ibis Computer hemos implantado con éxito más de 200 proyectos de ERP de Solmicro. El ERP de Solmicro Expertis se adapta a cada pyme aportando flexibilidad y adaptabilidad.
Según Wikipedia, los sistemas de Planificación de recursos empresariales, o ERP, (por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) son «Sistemas de información gerenciales» que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.”
Como esta definición no aclara mucho, vamos a profundizar más en el concepto y en la filosofía de un ERP.
Podemos empezar imaginando una empresa en la que existen «islas de información» desconectadas unas de otras. Esta situación provoca los siguientes problemas.
¿Qué son las islas de información?
Una isla de información es cualquier dato, documento o fichero que utiliza de forma autónoma un usuario y sobre el cual no se tiene conocimiento o control. Esto tiene algunas consecuencias:
Duplicidad de datos.
Es muy común que cada departamento utilice su propio programa para gestionar los clientes, sus datos, las ofertas y compras. Suele suceder que el departamento comercial utilice su propio programa de gestión de clientes y realización de ofertas.
Que administración tenga un programa de facturación y contabilidad y otro programa o un archivo de Excel para la gestión técnica u operativa. Que el departamento técnico haya creado su propia base de datos…
Este sistema implica, entre otros problemas, que cada cliente tenga que ser dado de alta en varios sistemas distintos, o que tengamos la información de artículos o proveedores en varios lugares.
Aparición de errores.
Esa duplicidad de datos conlleva que la información ha tenido que ser introducida por varias personas, lo más común que ocurra es que nos equivoquemos y «piquemos» alguno de los datos de manera errónea.
Incoherencia de datos
Los problemas no sólo vienen provocados por errores al picar. Es habitual que lo que en el programa de comerciales se llame artículo 0012, con la descripción “Servicio de atención urgente”, en cualquiera de las otras “islas de información” se llame artículo SAU67, con la descripción “Atención prioritaria”.
Dificultad para la explotación de la información
En medio de este caos, es muy complicado genera estadísticas fiables sobre nuestra actividad. Incluso, aun después de comprobar errores, es probable que todavía sacáramos resultados distintos en cada una de nuestras islas, por lo que nos volvería a tocar investigar para determinar cuál es el resultado de nuestra actividad. Este proceso se tendría que repetir en tantos artículos, clientes o cualquier otro concepto que deseemos analizar.
Estos son tan solo unos pocos ejemplos de situaciones que suelen ser habituales cuando no se trabaja con un ERP. Desde luego existen más, pero iremos descubriéndolos cuando vayamos comentando las ventajas que este tipo de sistemas nos ofrecen.
¿Qué solución da un sistema ERP?
Un sistema ERP se basa en la idea del dato único, es decir, el dato, una vez introducido, viaja por el sistema, y no ha de “picarse de nuevo”.
Para que esto sea posible, el sistema ha de ser capaz de abarcar todos los departamentos de la empresa y sus ángulos de negocio: administración, comercial, contabilidad, almacén, compra y venta, servicios técnicos en caso de que los hubiera, etc.
De esta manera, cuando por ejemplo el comercial introduce el nombre de un cliente, en administración ya aparece con la misma codificación y descripción dada en su introducción.
Por lo tanto, con este sistema desaparecen los inconvenientes de los que estábamos hablando: duplicidad de información, errores, incoherencia de datos, dificultades para la explotación de la información y otros muchos más.
Por supuesto, todo beneficio requiere una contraprestación: un ERP no es un Excel para todos.
¿Necesita mi empresa un ERP?
En un ERP, registraremos toda la información de nuestra empresa, cotizaciones, pedidos de venta y compra, recepción de materiales y expedición de los mismos, facturación de compra y venta, cobros y pagos y finalmente su contabilización.
Al disponer de toda esta información registrada, podremos gestionarla de manera unitaria o de manera masiva, por ejemplo, realizando con uno o dos clics la facturación correspondiente a la jornada laboral o a la semana o el mes, en función de cómo sean nuestros procesos de facturación.
Igual que operamos con la facturación, podremos hacerlo en el resto de ítems de nuestros procesos de negocio.
¿Qué información podemos registrar en el CRM – ERP?
Por supuesto, el ejemplo anterior es tan solo eso, un ejemplo. La información que podremos registrar dependerá de cada empresa y de su modelo de negocio, por ejemplo, en el ejemplo anterior también se registraran todas sus tarifas, los descuentos aplicables a clientes, o a artículos, familias, etc., situaciones de stock…
En otros modelos de negocio se registrarán los propios de su actividad, en una empresa dedicada a la manufactura se incorporarán en el ERP todos los datos relativos a sus órdenes de fabricación, en una empresa de servicios los referentes a sus proyectos, etc.
Cuando realizamos este tipo de registro y gestión mediante un único sistema, estamos evitando las islas de información, como es tener la contabilidad en un programa. La facturación en Excel y las cotizaciones en Word por ejemplo, de manera que toda nuestra información se encuentra homogeneizada y accesible.
Esto nos evitará incongruencias en nuestros datos como que contabilidad nos ofrezca una cifra de facturación X y nuestro Excel (con el que facturamos) nos ofrezca una cantidad Y.
Al disponer de nuestro sistema de información correctamente almacenado, relacionado y trazado, podremos tener un ágil acceso a nuestra información para poder gestionarla tanto de cara al cliente como de cara a nosotros mismos.
Pondremos unos ejemplos para poder percibir mejor las ventajas.
Ejemplos de ventajas del CRM – ERP
Un cliente nos llama consultando por un cobro que ha recibido, desea conocer de qué factura proviene, cuando se le entregó el material y cuando se le ofertó.
- Empresa A (Cuenta con un ERP). Entra en su sistema, localiza el cobro y a través de él accede a la factura, a su expedición, a su pedido de venta y a su cotización. Tiempo total, menos de dos minutos.
- Empresa B (No cuenta con un ERP). Localiza el cobro, con suerte tiene accesible la factura, para localizar la expedición consulta en la carpeta de expediciones buscando por fecha orientativa y empresa o consulta al almacén. Llama al comercial del cliente para solicitarle el pedido de venta y la cotización y este se lo envía en cuanto puede (en el mejor de los casos). Tiempo total, excesivo a los ojos del cliente.
Como podemos apreciar, la atención que recibe el cliente mejora cualitativamente en el momento que organizamos y trazamos nuestra información.
Por otro lado, dispondremos de la información en tiempo real, podremos gestionarla de igual manera y comparándola con históricos o previsiones que ingresemos en el sistema conseguiremos adelantarnos a situaciones.
Como por ejemplo mejorar nuestros tiempos de entrega de material a clientes, ya que los procesos burocráticos para la preparación de los mismos se reduce de una manera muy significativa, o habiéndonos adelantado a una posible demanda gracias a las herramientas de análisis de nuestra actividad.
Con un ERP estamos mejorando nuestra atención al cliente con respecto a la competencia.
Ibis Computer