“Este año hemos facturado más.”
Es una buena noticia. Pero falta una segunda pregunta:
¿También hemos ganado más?
Muchas empresas conocen perfectamente sus ventas, pero tienen dificultades para determinar qué clientes, productos, servicios o proyectos generan realmente beneficio.
Porque facturar mucho no siempre significa ser rentable.
El cliente que más factura puede no ser el más rentable
Imaginemos dos clientes.
El cliente A genera 100.000 € anuales. El cliente B, 60.000 €.
Parece evidente cuál es más importante.
Pero el primero exige importantes descuentos, genera muchas incidencias, requiere desplazamientos y consume una gran cantidad de horas.
El segundo tiene una operativa sencilla y un margen considerablemente superior.
Ahora la respuesta ya no está tan clara.
Para saber qué cliente aporta realmente más valor necesitamos conocer ingresos y costes asociados.
¿Y sabes qué productos te dejan más margen?
Lo mismo ocurre con los productos.
Un artículo puede tener unas ventas excelentes y, sin embargo, haber sufrido aumentos en costes de compra, transporte o almacenamiento que reduzcan considerablemente su margen.
Mirar únicamente las ventas puede ocultar esta realidad.
La empresa necesita conocer no solamente:
¿Cuánto hemos vendido?
Sino también:
¿Cuánto hemos ganado con lo vendido?
Los proyectos también pueden esconder costes
En empresas que trabajan por proyectos aparece otro problema habitual.
El presupuesto inicial parecía rentable, pero posteriormente llegaron modificaciones, desplazamientos, materiales adicionales y más horas de trabajo de las previstas.
El proyecto continúa facturándose, pero su margen se va reduciendo.
Si esa desviación se descubre al finalizar, ya no existe capacidad para reaccionar.
El problema puede no ser la falta de datos
Muchas empresas ya tienen toda esta información.
El problema es dónde se encuentra.
Ventas dispone de unos datos. Administración tiene otros. Compras conoce determinados costes. Los responsables de proyectos controlan las horas y almacén tiene su propia información.
Los datos existen, pero están separados.
Cuando dirección quiere obtener una visión global, alguien debe recopilarlos y cruzarlos manualmente.
¿Cuánto tardas en responder una pregunta sencilla?
Piensa en cuánto tiempo necesitarías ahora mismo para responder con datos actualizados:
- ¿Cuáles son nuestros cinco clientes más rentables?
- ¿Qué productos dejan mayor margen?
- ¿Qué proyectos están superando el presupuesto?
- ¿Dónde están aumentando nuestros costes?
- ¿Qué línea de negocio ha mejorado más este año?
- ¿Qué clientes han reducido sus compras?
Si obtener estas respuestas implica solicitar información a diferentes departamentos y preparar varios Excel, existe margen para mejorar.
El peligro de conducir mirando por el retrovisor
Cuando los informes requieren mucho trabajo manual, es habitual analizarlos cuando el periodo ya ha terminado.
Entonces descubrimos que durante el mes anterior un determinado coste aumentó o que un proyecto perdió rentabilidad.
El análisis sigue siendo útil, pero llega tarde.
Disponer de información más actualizada permite detectar tendencias y desviaciones mientras todavía existe capacidad para actuar.
Un ERP conecta información que antes estaba separada
Una solución como Solmicro ERP permite integrar información procedente de diferentes áreas del negocio.
Ventas, compras, costes, almacén, proyectos y facturación pueden dejar de funcionar como pequeñas islas independientes.
Esto permite relacionar los datos y obtener una visión más completa de la actividad empresarial.
Del ERP al Business Intelligence
Centralizar los datos es el primer paso.
El siguiente es convertirlos en información que facilite decisiones.
Las soluciones de Business Intelligence permiten transformar grandes cantidades de datos en cuadros de mando, indicadores y visualizaciones más fáciles de interpretar.
Dirección no necesita revisar miles de movimientos.
Necesita detectar rápidamente qué está funcionando, qué se está desviando y dónde merece la pena prestar atención.
No necesitas más datos. Necesitas entender los que ya tienes
Las empresas generan información continuamente.
Cada venta, compra, pedido, proyecto o factura genera datos.
El reto está en aprovecharlos.
Un sistema de gestión adecuado permite pasar de trabajar con información fragmentada a disponer de una visión mucho más completa del negocio.
Ibis Computer: convierte los datos de tu empresa en decisiones
En Ibis Computer ayudamos a las organizaciones a centralizar sus procesos mediante Solmicro ERP y a aprovechar su información mediante soluciones de Business Intelligence.
El objetivo no es generar más informes.
Es disponer de la información adecuada en el momento en que necesitas tomar una decisión.
Porque conocer cuánto vendes es importante. Saber dónde ganas dinero lo es todavía más.