Las ventajas de implementar un CRM – ERP son numerosas y significativas, pero en este análisis nos enfocaremos en aquellas que son críticas para mejorar el desempeño empresarial. Aunque hemos mencionado algunas de estas ventajas en artículos previos, en esta ocasión profundizaremos en detalles específicos.
La búsqueda constante de eficacia y eficiencia es una prioridad para cualquier empresa que busque optimizar sus operaciones. Ser eficaz no solo implica ahorrar tiempo, sino también maximizar la rentabilidad de cada acción realizada.
En este contexto, exploraremos diversos aspectos de nuestra empresa, apoyándonos en ejemplos concretos para ilustrar cómo la implementación de un CRM – ERP puede potenciar la eficacia de nuestros recursos y fortalecer nuestra posición competitiva en el mercado.
¿Qué acciones evitaremos gracias a las ventajas de un CRM – ERP?
Duplicidad de datos
Basta con pararnos a mirar dentro de nuestra empresa y veremos numerosos ejemplos de duplicidad de datos.
Algo muy habitual es que el comercial dé de alta a un cliente con su nombre, dirección, teléfono etc, en un documento Excel, el departamento de contabilidad usará el famoso Contaplus o cualquier otro programa de contabilidad para registrar esos mismos datos, y el departamento técnico o logístico tendrá otro programa para almacenar los datos que necesita (envío de mercancía, estado de la incidencia etc.).
Hay que tener en cuenta que este proceso no solo se da cuando damos de alta un cliente. Probablemente en las ofertas, el comercial está indicando el nombre y datos del cliente, identificando un artículo, cantidad, precios o incluso unos descuentos. ¿Estamos seguros de que una vez aceptada esa oferta no tendremos que volver a introducir la información?
Una vez que hemos realizado este ejercicio podemos calcular cuántas veces realizamos esta operación al mes y el tiempo que se invierte en ello y podemos multiplicarlo por el coste/hora de un administrativo y el resultado puede sorprendernos. ¡Te retamos a que lo compruebes!
El principal problema es que ese tiempo está siendo pagado por la empresa, y sin embargo no le aporta ningún tipo de valor añadido, por lo que se convierte en un coste innecesario.
Aparición de errores
Hagamos el mismo ejercicio que en el ejemplo anterior, tomemos un mes para buscar un caso en el que se haya enviado un material equivocado a un cliente, o se haya hecho un descuento superior al que podemos permitirnos, una factura con un importe equivocado, etc.
No contar con un sistema CRM ERP no quiere decir que todos nuestros departamentos estén bien automatizados. Es probable que nuestro sistema de facturación no cometa errores, pero si ese sistema no es global, con toda seguridad se arrastrarán errores.
Incoherencia de datos y explotación de la información.
Para demostrar este punto os proponemos un pequeño experimento. Vamos a sacar un listado que nos indique la relación de los artículos más ofertados del último mes y del último año y lo vamos a comparar con los artículos más vendidos del último mes y del último año.
Sacaremos otro informe que nos muestre los clientes que mayor facturación producen, los clientes que más sugerencias nos hacen y los que más quejas nos transmiten. Y por último sacaremos un informe para comparar los artículos de los que más stock tenemos con los artículos que nos ofrecen mayor rentabilidad y los que nos ofrecen menor rentabilidad.
Para realizar este experimento lo mejor es cronometrar el tiempo que empleamos en hacer esos listados y chequeemos todos los obstáculos que nos encontramos en el camino. ¿Qué te parecería si todo eso lo hicieras en un minuto y tres clics? Eso es lo que te ofrece un sistema CRM ERP.
Servicio al cliente
Hagamos otra pequeña prueba. Imaginemos que nos llama el gerente de uno de nuestros clientes preguntando por un cobro que le hemos domiciliado. En la conversación quiere saber a qué factura pertenece, en qué fecha o fechas le entregamos el material o materiales qué le hemos facturado y quién y en qué fecha aceptó la oferta.
Escoge una factura al azar y cronometra el tiempo que tardas en localizar esa información. No te olvides de tener en cuenta todos los obstáculos a los que te vas a enfrentar. De nuevo, compáralo con el minuto que tardarías en hacerlo si contaras con un sistema CRM ERP.
Esta visión nos ha permitido darnos cuenta del impacto interno que supone contar con un software ERP CRM en nuestro negocio. No solo nos ayuda a nivel interno, sino que repercute en el servicio que ofrecemos a nuestros clientes. Aquí encontramos una de las mayores ventajas del sistema ERP, que no solo tenemos beneficios internos, sino que nos aporta un valor añadido como proveedores al ser capaces de mejorar los tiempos de atención y la calidad de los servicios a nuestros clientes.
Como tenemos nuestra información centralizada, trazada y estructurada, podemos ofrecer a nuestro cliente una rápida respuesta cuando nos pregunta por una factura, y además, podemos garantizar una mejora en los tiempos a la hora de ofertas y presupuestar nuestros servicios.
Os retamos a hacer otro pequeño experimento. Hablad con gente de vuestro sector para ver si la competencia usa algún tipo de herramienta CRM ERP. Nos atrevemos a afirmar que sí, por lo que les hará más competentes.
Como implantadores de sistemas de ERP CRM sabemos que el software tiene muchas más ventajas, pero iremos viendo todas ellas de manera sencilla para luego ir profundizando sobre cada una de ellas.