La incorporación de nuevos dispositivos a una empresa suele parecer una tarea sencilla: comprar el ordenador, crear una cuenta, instalar las aplicaciones necesarias y entregárselo al empleado.
Sin embargo, cuando la organización comienza a crecer, este proceso puede convertirse en una fuente constante de trabajo manual. Cada equipo puede terminar con una configuración diferente, aplicaciones desactualizadas, permisos inadecuados o información corporativa almacenada sin ningún control.
Además, el problema ya no se limita a los ordenadores de la oficina. Los empleados trabajan desde casa, utilizan portátiles durante sus desplazamientos, consultan el correo desde sus teléfonos y acceden a documentos empresariales mediante diferentes dispositivos.
Microsoft Intune para empresas permite centralizar la administración de estos equipos. Desde una única plataforma, el departamento informático puede registrar dispositivos, aplicar configuraciones, distribuir aplicaciones, comprobar su estado y retirar la información corporativa cuando un empleado deja la organización.
Microsoft define Intune como una solución de administración de puntos de conexión basada en la nube. Puede utilizarse para administrar dispositivos y aplicaciones en plataformas como Windows, macOS, Android, iOS, iPadOS y determinadas distribuciones de Linux.
¿Qué es Microsoft Intune?
Microsoft Intune es una plataforma cloud que permite administrar los dispositivos desde los que los empleados acceden a los recursos de una organización.
Estos dispositivos pueden ser:
- Ordenadores de sobremesa.
- Portátiles corporativos.
- Teléfonos móviles.
- Tabletas.
- Equipos compartidos.
- Dispositivos personales utilizados para trabajar.
- Terminales destinados a funciones concretas.
- Dispositivos utilizados fuera de la oficina.
Al tratarse de una solución basada en la nube, la administración se realiza desde el centro de administración de Microsoft Intune. El equipo informático no necesita encontrarse físicamente delante de cada ordenador para revisar su configuración o asignarle determinadas políticas.
Desde esta consola centralizada pueden gestionarse diferentes momentos del ciclo de vida de un dispositivo:
- Preparación y registro.
- Entrega al empleado.
- Configuración inicial.
- Instalación de aplicaciones.
- Supervisión y mantenimiento.
- Resolución de incidencias.
- Cambio de usuario.
- Retirada o reutilización del equipo.
El objetivo no es únicamente saber qué dispositivos tiene la empresa, sino conseguir que todos sigan unas reglas comunes durante su vida útil.
El problema de administrar cada equipo de forma independiente
En muchas pequeñas y medianas empresas, la configuración de dispositivos se realiza manualmente.
Cuando se incorpora un trabajador, el responsable informático prepara el equipo uno por uno. Instala Microsoft 365, configura el correo, conecta las carpetas compartidas, establece las redes inalámbricas y añade las aplicaciones propias de cada departamento.
Este sistema puede funcionar con pocos empleados, pero empieza a generar problemas cuando aumenta el número de usuarios, sedes o dispositivos.
Configuraciones diferentes entre empleados
Aunque dos trabajadores realicen las mismas funciones, sus equipos pueden acabar configurados de manera distinta.
Uno puede tener una versión actualizada de una aplicación y otro mantener una versión antigua. También pueden existir diferencias en las opciones de Windows, las cuentas añadidas, las redes configuradas o los permisos disponibles.
Esta falta de uniformidad dificulta el soporte y aumenta el tiempo necesario para resolver incidencias.
Falta de visibilidad sobre los dispositivos
Cuando no existe un inventario centralizado, resulta complicado responder a preguntas aparentemente sencillas:
- ¿Cuántos ordenadores tiene actualmente la empresa?
- ¿Qué empleado utiliza cada dispositivo?
- ¿Qué sistema operativo tiene instalado?
- ¿Cuándo se conectó por última vez?
- ¿Qué aplicaciones corporativas utiliza?
- ¿Sigue cumpliendo las configuraciones establecidas?
- ¿Existen dispositivos antiguos que todavía acceden a la información?
Microsoft Intune permite consultar el inventario y el estado de los equipos administrados desde una consola común, sin depender exclusivamente de documentos actualizados manualmente.
Dependencia de la presencia física
En un entorno tradicional, muchas actuaciones requieren que el empleado lleve el ordenador a la oficina o que un técnico se conecte manualmente.
Esta dependencia resulta especialmente problemática cuando existen trabajadores remotos, diferentes delegaciones o equipos que pasan la mayor parte del tiempo fuera de las instalaciones.
Una plataforma de administración cloud permite aplicar configuraciones y ejecutar determinadas acciones independientemente de la ubicación física del dispositivo, siempre que este pueda comunicarse con el servicio.
Administración de dispositivos y administración de aplicaciones
Microsoft Intune permite trabajar principalmente con dos modelos: la administración de dispositivos y la administración de aplicaciones.
Aunque pueden utilizarse conjuntamente, no significan lo mismo.
MDM: administración completa del dispositivo
La administración de dispositivos móviles, conocida como MDM por las siglas de Mobile Device Management, permite registrar el dispositivo completo dentro de la plataforma.
Una vez inscrito, la empresa puede aplicar configuraciones relacionadas con:
- Cuentas corporativas.
- Redes inalámbricas.
- Conexiones VPN.
- Restricciones del sistema.
- Requisitos de contraseña o PIN.
- Aplicaciones disponibles.
- Configuración de actualizaciones.
- Cifrado del almacenamiento.
- Certificados digitales.
- Estado de cumplimiento.
Este modelo se utiliza principalmente con ordenadores, teléfonos y tabletas que son propiedad de la empresa.
El dispositivo pasa a estar administrado durante todo su ciclo de vida y recibe las políticas asignadas por el departamento informático.
Incorporación de nuevos ordenadores con Windows Autopilot
Uno de los procesos que más tiempo consume al departamento informático es la preparación de los ordenadores para las nuevas incorporaciones.
Tradicionalmente, un técnico debe recibir el equipo, iniciar Windows, instalar programas, aplicar configuraciones y comprobar que todo funciona correctamente antes de entregarlo.
Windows Autopilot permite simplificar este proceso en dispositivos corporativos compatibles.
El ordenador puede registrarse previamente en la organización y asociarse a un perfil de implementación. Cuando el empleado lo enciende por primera vez y se identifica con su cuenta corporativa, el dispositivo comienza a recibir la configuración y las aplicaciones asignadas.
Autopilot utiliza la instalación de Windows proporcionada por el fabricante, por lo que no exige necesariamente crear y mantener imágenes personalizadas del sistema operativo. Microsoft lo plantea como un conjunto de tecnologías para configurar y preparar nuevos dispositivos para un uso productivo.
Esto puede permitir que un ordenador pase directamente del proveedor al empleado, especialmente en organizaciones con teletrabajo o con oficinas distribuidas.
Un proceso de alta más ordenado
Con una implementación correctamente diseñada, el nuevo usuario puede recibir automáticamente:
- La vinculación con la organización.
- La configuración de su cuenta corporativa.
- Las políticas correspondientes a su departamento.
- Las aplicaciones necesarias para su puesto.
- Los accesos a recursos de la empresa.
- Las configuraciones comunes del dispositivo.
- Las restricciones establecidas por la organización.
De esta forma, la incorporación deja de depender de una lista manual que el técnico debe recordar y repetir con cada empleado.
Instalación centralizada de aplicaciones
Microsoft Intune también permite incorporar y asignar aplicaciones a usuarios o dispositivos.
La plataforma admite diferentes tipos de software, incluyendo aplicaciones disponibles en tiendas, aplicaciones web y aplicaciones empresariales propias.
Después de añadir una aplicación a Intune, puede asignarse a determinados grupos. Por ejemplo, una herramienta de diseño puede dirigirse al departamento de marketing, mientras que una aplicación de gestión puede instalarse únicamente en los equipos de administración.
Las aplicaciones administradas pueden implementarse, configurarse, protegerse y supervisarse desde la plataforma.
Aplicaciones obligatorias y disponibles
No todos los programas tienen que instalarse de la misma manera.
Una aplicación puede configurarse como obligatoria cuando todos los usuarios de un grupo necesitan tenerla instalada. También puede ponerse a disposición del empleado para que sea este quien decida instalarla desde el portal corporativo.
Esto permite diferenciar entre:
- Herramientas indispensables para trabajar.
- Aplicaciones necesarias para un departamento.
- Programas opcionales.
- Aplicaciones destinadas a dispositivos concretos.
- Software interno desarrollado por la empresa.
La distribución centralizada ayuda a reducir las instalaciones manuales y evita que cada empleado tenga que buscar, descargar y configurar por su cuenta las herramientas autorizadas.
Aplicar configuraciones comunes a todos los equipos
Una empresa puede crear perfiles de configuración para establecer cómo deben funcionar sus dispositivos.
En lugar de modificar cada ordenador individualmente, las configuraciones se asignan a grupos de usuarios o dispositivos.
Estas políticas pueden utilizarse para configurar aspectos como:
- Redes inalámbricas corporativas.
- Conexiones VPN.
- Cuentas de correo.
- Restricciones del sistema operativo.
- Configuración del navegador.
- Uso de dispositivos externos.
- Certificados.
- Opciones de actualización.
- Características disponibles para el usuario.
Esto no significa que todos los empleados tengan que recibir exactamente la misma configuración.
La empresa puede crear grupos diferentes para dirección, administración, comerciales, personal técnico o trabajadores remotos. Cada grupo recibe las aplicaciones y configuraciones correspondientes a sus necesidades.
De esta forma, se mantiene una base común sin impedir que cada departamento disponga de sus propias herramientas.
Diferenciar entre dispositivos corporativos y personales
Uno de los puntos más delicados de la movilidad empresarial es el uso de dispositivos personales.
Permitir que un empleado consulte su correo corporativo desde su teléfono particular puede mejorar la flexibilidad, pero también plantea dudas importantes:
- ¿Puede la empresa acceder a las fotografías personales?
- ¿Qué ocurre si el trabajador abandona la organización?
- ¿Se puede retirar el correo sin borrar el teléfono?
- ¿Cómo se impide que los documentos se copien a aplicaciones personales?
- ¿Qué información puede ver el administrador?
La estrategia debe diferenciar claramente los dispositivos propiedad de la empresa de los que pertenecen al usuario.
En un teléfono personal puede aplicarse un modelo de protección centrado en las aplicaciones y los datos de trabajo, sin administrar necesariamente todo el dispositivo.
Cuando un trabajador deja la empresa, Intune permite ejecutar una retirada selectiva para eliminar los datos corporativos administrados y conservar el contenido personal. Microsoft diferencia esta acción de un borrado completo, que restablece el dispositivo y elimina tanto los datos personales como los empresariales.
Esta separación debe explicarse con claridad a los empleados y reflejarse en la política interna de uso de dispositivos.
Preguntas frecuentes sobre Microsoft Intune
¿Microsoft Intune sirve únicamente para teléfonos móviles?
No. Aunque el término MDM se relacionaba inicialmente con dispositivos móviles, Intune puede utilizarse para administrar ordenadores, portátiles, teléfonos, tabletas y otros puntos de conexión compatibles.
¿Intune sustituye al soporte informático?
No. Intune facilita la administración, la automatización y la supervisión, pero sigue siendo necesario diseñar políticas, resolver incidencias y mantener el entorno.
La herramienta ayuda al equipo de soporte a trabajar de forma más ordenada, especialmente cuando no tiene acceso físico al dispositivo.
¿Puede utilizarse Intune con dispositivos personales?
Sí. La empresa puede definir diferentes modelos para dispositivos personales, incluyendo la protección de las aplicaciones y datos corporativos sin administrar necesariamente todo el teléfono.
¿Se puede borrar un dispositivo perdido?
Intune dispone de acciones de borrado para plataformas y tipos de inscripción compatibles. Antes de utilizarlas, debe comprobarse si se quiere eliminar únicamente la información corporativa o restablecer completamente el dispositivo.
¿Todos los empleados necesitan la misma configuración?
No. Las políticas y aplicaciones pueden asignarse a grupos, permitiendo adaptar la configuración a las necesidades de cada departamento o tipo de usuario.
Ibis Computer: gestión centralizada de dispositivos con Microsoft Intune
En Ibis Computer ayudamos a las empresas a organizar y administrar los dispositivos desde los que sus empleados trabajan y acceden a la información corporativa.
Analizamos el entorno actual, las licencias disponibles, los tipos de dispositivo y las necesidades de cada departamento antes de diseñar una implantación de Microsoft Intune.
Nuestro trabajo puede incluir:
- Inventario y clasificación de dispositivos.
- Revisión de licencias de Microsoft 365.
- Diseño de grupos de usuarios y equipos.
- Configuración de perfiles.
- Registro de dispositivos.
- Distribución de aplicaciones.
- Preparación de Windows Autopilot.
- Definición de políticas de cumplimiento.
- Creación de procedimientos de alta y baja.
- Soporte y mantenimiento del entorno.
El objetivo no es aplicar las mismas restricciones a todos los usuarios, sino construir un sistema de administración adaptado a la forma real de trabajar de la empresa.
Microsoft Intune permite sustituir numerosos procesos manuales por una gestión centralizada, documentada y escalable.
Porque administrar correctamente los dispositivos no consiste únicamente en entregarlos a los empleados. También implica saber cómo están configurados, qué aplicaciones utilizan, quién puede acceder a ellos y qué debe ocurrir cuando dejan de formar parte de la organización.