Muchas empresas saben que algunos de sus procesos son lentos, pero no consiguen identificar exactamente dónde se produce el problema.
Un pedido puede tardar demasiado en aprobarse, una factura puede pasar por varias revisiones o una solicitud puede permanecer detenida durante días antes de llegar al siguiente responsable.
El procedimiento parece estar correctamente definido, pero la realidad diaria suele ser diferente.
El Process Mining para empresas permite reconstruir cómo se desarrollan realmente los procesos mediante los datos registrados por el ERP, el CRM y otras aplicaciones corporativas.
De esta forma, la organización puede detectar esperas, repeticiones, desviaciones y tareas innecesarias antes de intentar automatizar o modificar su forma de trabajar.
¿Qué es el Process Mining?
El Process Mining, también conocido como minería de procesos, es una tecnología que analiza los registros generados por las aplicaciones empresariales para representar el recorrido real de un proceso.
En lugar de basarse únicamente en entrevistas, suposiciones o diagramas teóricos, utiliza los eventos almacenados por los sistemas.
Microsoft define la minería de procesos como una tecnología que ayuda a comprender cómo funcionan realmente los procesos e identificar oportunidades de mejora, automatización y digitalización.
Por ejemplo, un ERP puede registrar:
- Cuándo se crea un pedido.
- Quién lo revisa.
- Cuándo se aprueba.
- Cuándo se prepara.
- Cuándo se envía.
- Cuándo se factura.
- Cuándo se cobra.
Al ordenar estos eventos, una herramienta de Process Mining puede reconstruir el recorrido seguido por cada pedido y compararlo con el resto.
Idea clave
El Process Mining no representa cómo debería funcionar un proceso, sino cómo se está realizando realmente según los datos registrados por la empresa.
El proceso diseñado no siempre coincide con el proceso real
Cuando una empresa documenta un procedimiento, normalmente crea una secuencia sencilla.
Por ejemplo:
- El cliente realiza un pedido.
- El departamento comercial lo revisa.
- Administración lo aprueba.
- Almacén prepara el envío.
- Se emite la factura.
Sin embargo, durante la actividad diaria pueden aparecer pasos adicionales:
- El pedido vuelve al comercial porque falta información.
- Administración solicita una segunda aprobación.
- Almacén detecta que no hay existencias.
- El pedido queda detenido esperando una respuesta.
- La factura se corrige varias veces.
- Un empleado completa el proceso fuera del sistema.
Cada una de estas variaciones puede aumentar el tiempo total y generar costes que no aparecen en el procedimiento original.
La minería de procesos permite visualizar las diferentes rutas seguidas y comprobar cuáles son las más frecuentes, rápidas o problemáticas. Las herramientas de este tipo pueden mostrar mapas del proceso, comparar variantes y analizar las causas de las ineficiencias.
¿Cómo funciona el Process Mining?
Para reconstruir el proceso, la herramienta necesita acceder a un registro histórico de eventos.
Cada evento debe indicar qué ocurrió, a qué operación pertenece y cuándo se produjo.
Los datos pueden proceder de:
- Un ERP.
- Un CRM.
- Una herramienta de facturación.
- Una aplicación de recursos humanos.
- Un sistema de producción.
- Una plataforma de atención al cliente.
- Una aplicación desarrollada a medida.
La información puede encontrarse en una sola aplicación o repartida entre varios sistemas.
¿Qué datos necesita la minería de procesos?
Como mínimo, el registro debe incluir tres elementos fundamentales.
Identificador del caso
Permite agrupar todas las actividades que pertenecen a una misma operación.
Puede ser:
- El número de pedido.
- El número de factura.
- El identificador de una incidencia.
- El número de solicitud.
- El código de un expediente.
- El identificador de un cliente.
Microsoft señala que el identificador debe representar una instancia concreta del proceso y estar presente en todas las actividades asociadas.
Nombre de la actividad
Indica qué acción se realizó en cada momento.
Por ejemplo:
- Pedido creado.
- Pedido revisado.
- Solicitud aprobada.
- Producto preparado.
- Factura emitida.
- Pago recibido.
Marca de tiempo
Registra cuándo se produjo cada actividad.
Puede existir una única marca temporal o una fecha de inicio y otra de finalización.
En Power Automate Process Mining, el identificador del caso, la actividad y la marca de tiempo de inicio son atributos obligatorios para comenzar el análisis.
¿Qué puede descubrir una empresa?
El Process Mining permite responder preguntas que resultan difíciles de resolver mediante una revisión manual.
Cuellos de botella
Un cuello de botella aparece cuando una actividad detiene o ralentiza el resto del proceso.
Por ejemplo, todos los pedidos pueden avanzar con rapidez hasta llegar a una aprobación que tarda varios días.
El problema no se encuentra necesariamente en la duración de la actividad, sino en el tiempo durante el que permanece esperando para comenzar.
Repeticiones y retrabajos
Una versión antigua puede generar incompatibilidades con nuevos componentes, errores al reconocer dispositivos o problemas después de determinados cambios en el sistema.
También puede ser necesario actualizarla antes de ampliar la memoria, sustituir el procesador o instalar un nuevo dispositivo de almacenamiento.
Variantes del proceso
No todas las operaciones siguen el mismo recorrido.
Puede existir una ruta habitual y otras muchas variantes utilizadas únicamente en determinadas situaciones.
Analizar estas diferencias permite comprobar:
- Qué recorrido es el más rápido.
- Qué variante genera más incidencias.
- Qué departamentos añaden pasos adicionales.
- Qué operaciones se desvían del procedimiento.
- Qué excepciones se han convertido en habituales.
Tiempos de espera
Una actividad puede durar cinco minutos, pero comenzar tres días después de la anterior.
Sin un análisis completo, la empresa podría pensar que la tarea se realiza rápidamente. Sin embargo, el verdadero problema se encuentra en el tiempo de espera entre ambas acciones.
Incumplimiento de procedimientos
La minería de procesos también puede mostrar si las operaciones siguen el flujo establecido.
Por ejemplo, puede detectar pedidos enviados antes de recibir la aprobación, facturas emitidas sin una revisión previa o solicitudes que omiten un paso obligatorio.
Ejemplos de procesos que pueden analizarse
El Process Mining puede aplicarse a procesos repetitivos que dejen un registro digital.
Gestión de pedidos
Permite analizar el recorrido desde la recepción del pedido hasta su entrega y facturación.
La empresa puede comprobar cuánto tarda cada fase, qué pedidos se bloquean y cuántos necesitan modificaciones.
Compras y proveedores
Puede mostrar cuánto tiempo transcurre desde la solicitud de compra hasta la recepción del producto.
También permite identificar aprobaciones lentas, pedidos duplicados o diferencias entre departamentos.
Facturación y cobros
La minería de procesos puede ayudar a localizar retrasos en la emisión de facturas, correcciones frecuentes o periodos excesivos hasta el cobro.
Microsoft incluye las cuentas por cobrar y el proceso desde el pedido hasta el cobro entre los ejemplos adecuados para este tipo de análisis.
Atención al cliente
Permite estudiar el recorrido de una incidencia desde su creación hasta su resolución.
De esta forma, pueden identificarse reasignaciones, reaperturas, tiempos de espera y tipos de consultas que tardan más en resolverse.
Solicitudes internas
También puede utilizarse para analizar vacaciones, compras, gastos, contrataciones, aprobaciones o cualquier otro procedimiento registrado mediante una aplicación.
¿Qué información puede aportar el análisis?
| Pregunta | Información obtenida | Posible actuación |
|---|---|---|
| ¿Dónde se detienen los pedidos? | Actividad con mayor tiempo de espera | Revisar responsables y aprobaciones |
| ¿Qué tareas se repiten? | Retrabajos y devoluciones | Corregir el origen de los errores |
| ¿Todos trabajan igual? | Variantes del proceso | Estandarizar el recorrido más eficiente |
| ¿Se cumplen los plazos? | Duración total de cada caso | Priorizar los casos con mayor retraso |
| ¿Se sigue el procedimiento? | Desviaciones y pasos omitidos | Reforzar controles y responsabilidades |
Process Mining no es lo mismo que Business Intelligence
Las herramientas de Business Intelligence muestran indicadores como el número de pedidos, la facturación, los costes o los tiempos medios.
El Process Mining se centra en el recorrido que ha seguido cada operación para alcanzar esos resultados.
Por ejemplo, un informe puede indicar que el tiempo medio de entrega es de siete días. La minería de procesos ayuda a entender:
- Qué pasos ocuparon esos siete días.
- En qué actividad se acumuló la espera.
- Qué pedidos siguieron recorridos diferentes.
- Cuántas veces se repitió una tarea.
- Qué variante fue más eficiente.
Ambas tecnologías pueden complementarse, pero responden a preguntas diferentes.
Diferencia entre Process Mining y Task Mining
El Process Mining analiza procesos completos a partir de los eventos almacenados en las aplicaciones.
El Task Mining se centra en las acciones que una persona realiza en su ordenador, como abrir una aplicación, copiar información, completar un formulario o cambiar entre distintas ventanas.
Microsoft diferencia ambas capacidades: la minería de procesos está orientada a descubrir ineficiencias en procesos que afectan a toda la organización, mientras que la minería de tareas permite estudiar acciones concretas realizadas en el escritorio.
Por tanto, el Process Mining ofrece una visión global y el Task Mining permite ampliar el análisis de una tarea específica.
Analizar antes de automatizar
Uno de los errores habituales en los proyectos de transformación digital es automatizar un proceso sin revisar primero cómo funciona.
Si el procedimiento contiene pasos innecesarios, aprobaciones duplicadas o errores frecuentes, automatizarlo puede hacer que esos problemas se produzcan más rápido.
El Process Mining permite conocer el punto de partida antes de implantar:
- Automatizaciones.
- Flujos de trabajo.
- Nuevas aplicaciones.
- Cambios en el ERP.
- Integraciones entre sistemas.
- Modificaciones organizativas.
La clave para las empresas
Antes de automatizar un proceso, conviene comprobar si todos sus pasos son realmente necesarios. Automatizar una ineficiencia no la elimina.
¿Cómo iniciar un proyecto de Process Mining?
Seleccionar un proceso concreto
Es recomendable comenzar con un procedimiento repetitivo, relevante para el negocio y que genere suficientes datos.
Intentar analizar toda la empresa desde el primer momento puede complicar el proyecto.
Definir el objetivo
La empresa debe concretar qué quiere descubrir:
- Por qué se retrasan los pedidos.
- Dónde se acumulan las solicitudes.
- Por qué se corrigen tantas facturas.
- Qué aprobaciones tardan más.
- Qué variantes generan más costes.
Localizar las fuentes de información
Después deben identificarse las aplicaciones que almacenan los eventos necesarios.
No todas las tablas contienen un histórico completo. Algunas muestran únicamente el estado actual de la operación, por lo que puede ser necesario combinar varias fuentes.
Preparar los datos
Los registros deben limpiarse, relacionarse y organizarse para que cada actividad quede asociada al caso correspondiente.
También conviene revisar:
- Fechas incompletas.
- Identificadores duplicados.
- Actividades con nombres diferentes.
- Casos sin finalizar.
- Registros introducidos manualmente.
- Información que no se almacena en ninguna aplicación.
Generar y analizar el mapa
Una vez importados los datos, la herramienta reconstruye las rutas seguidas por las operaciones.
El análisis debe centrarse en los tiempos, las variantes, las repeticiones y las desviaciones relacionadas con el objetivo definido.
Aplicar una mejora concreta
El resultado debe transformarse en una actuación medible.
Por ejemplo:
- Eliminar una aprobación innecesaria.
- Cambiar el responsable de una tarea.
- Automatizar una notificación.
- Corregir un campo que genera errores.
- Integrar dos aplicaciones.
- Modificar una regla del ERP.
Medir nuevamente el proceso
Después de realizar el cambio, deben actualizarse los datos y comprobar si el resultado ha mejorado.
De esta forma, el Process Mining puede utilizarse como un sistema continuo de análisis y no como un estudio puntual.
Ibis Computer: análisis y mejora de procesos empresariales
En Ibis Computer ayudamos a las empresas a comprender cómo funcionan realmente sus procesos antes de implantar nuevas herramientas o automatizaciones.
Nuestro trabajo puede incluir:
- Selección del proceso que se va a analizar.
- Identificación de las fuentes de datos.
- Preparación de registros de eventos.
- Definición de indicadores.
- Representación del proceso real.
- Detección de esperas y retrabajos.
- Comparación de variantes.
- Propuesta de mejoras.
- Automatización de tareas.
- Seguimiento de los resultados.
El objetivo no es digitalizar por digitalizar, sino utilizar los datos existentes para tomar mejores decisiones.
Porque mejorar un proceso comienza por conocer su recorrido real, descubrir dónde se pierde el tiempo y actuar sobre los problemas que afectan diariamente a la empresa.