7 errores de ciberseguridad que pueden pasar desapercibidos en tu empresa
Una aplicación contratada sin consultar a informática. Un servicio externo que nadie ha revisado. Una excepción de seguridad que debía durar dos días y sigue activa meses después.
Los errores de ciberseguridad en empresas también aparecen en decisiones cotidianas que se toman para trabajar más rápido, resolver una urgencia o facilitar una tarea.
El problema surge cuando esas decisiones se acumulan sin que nadie compruebe sus consecuencias.
A continuación, repasamos siete fallos de organización y control que conviene revisar antes de que se conviertan en una incidencia.
1. Contratar herramientas sin valorar qué información van a manejar
Un departamento necesita compartir documentos, convertir archivos o gestionar proyectos y empieza a utilizar una nueva plataforma. La herramienta resulta útil, pero nadie ha comprobado qué datos se están subiendo ni qué condiciones ofrece el servicio.
Así aparecen aplicaciones que forman parte del trabajo diario y que el responsable de tecnología desconoce.
Por ejemplo, subir una propuesta comercial a un conversor de documentos puede implicar entregar información de clientes, precios y condiciones a un tercero.
Cómo corregirlo
Establece un proceso sencillo para aprobar nuevas herramientas. Antes de utilizarlas, conviene revisar:
Qué información necesitan para funcionar.
Dónde se almacena y cómo puede eliminarse.
Si el proveedor puede utilizarla para otros fines.
Qué opciones existen para exportar los datos.
Quién será responsable de la herramienta dentro de la empresa.
Ofrecer alternativas autorizadas y fáciles de usar ayuda a que los empleados puedan resolver sus tareas de forma segura.
2. Dar por hecho que la seguridad del proveedor está resuelta ?
Una empresa puede cuidar sus propios sistemas y, al mismo tiempo, depender de servicios externos cuya seguridad nunca ha evaluado.
Una plataforma de gestión documental, una empresa de soporte o un proveedor que recibe información de clientes también forman parte de la exposición del negocio.
La revisión debe adaptarse a la importancia del servicio: no exige el mismo nivel de comprobación una herramienta auxiliar que un proveedor que procesa información sensible o sostiene una actividad esencial.
Cómo corregirlo
Antes de contratar, aclara qué medidas de protección ofrece el proveedor, cómo comunica los incidentes y qué ocurre con los datos al finalizar la relación.
También conviene identificar qué actividades quedarían afectadas si el servicio dejara de estar disponible y qué alternativas tendría la empresa.
3. Permitir que las excepciones temporales se vuelvan permanentes
Durante una intervención técnica se desactiva una protección. Para terminar un proyecto se habilita una conexión especial. Una aplicación requiere modificar una restricción y el cambio se aprueba “solo por esta vez”.
La urgencia termina, pero la excepción permanece.
Con el tiempo, la configuración real de los sistemas puede alejarse de las medidas que la empresa cree tener implantadas.
Cómo corregirlo
Cada excepción debería tener un motivo, una persona responsable y una fecha de revisión o retirada.
Antes de mantenerla, hay que comprobar si sigue siendo necesaria y si existe una alternativa que permita trabajar sin conservar esa exposición.
Resolver una urgencia también incluye revisar los cambios realizados durante ella.
4. Guardar información sensible sin un criterio de conservación
Exportaciones antiguas de clientes, documentos enviados para una propuesta que no salió adelante o carpetas con información duplicada pueden permanecer almacenados durante años.
Cada copia adicional amplía la cantidad de información que podría quedar expuesta si se produce un incidente.
Además, cuando nadie sabe cuál es la versión válida, aumenta la posibilidad de enviar o utilizar un documento equivocado.
Cómo corregirlo
Define qué información necesita conservar cada área, durante cuánto tiempo y en qué ubicación.
La eliminación debe seguir un procedimiento que tenga en cuenta las necesidades del negocio y las obligaciones de conservación aplicables. También debe contemplar las copias de trabajo y las exportaciones que se generan fuera de los sistemas principales.
5. Medir la seguridad por las herramientas compradas
Tener una solución contratada no permite saber, por sí solo, si está funcionando como se esperaba.
Puede haber equipos que hayan dejado de comunicar su estado, alertas pendientes o servicios que no estén incluidos en la cobertura que la empresa da por hecha.
Si el seguimiento se limita a comprobar que la licencia sigue vigente, esos problemas pueden pasar inadvertidos.
Cómo corregirlo
Pide información sobre resultados concretos: qué sistemas están cubiertos, qué incidencias siguen pendientes y quién debe resolverlas.
Los informes deberían permitir tomar decisiones y comprobar que las acciones se han completado.
Una pregunta útil es: ¿qué evidencia tenemos de que este control está funcionando hoy?
6. Cambiar procesos sin revisar su impacto en la seguridad
Conectar el ERP con una aplicación, automatizar el envío de documentos o abrir una nueva sede modifica la forma en la que circula la información.
Sin embargo, muchas veces la revisión se centra únicamente en que la nueva función opere correctamente.
Una automatización puede cumplir su objetivo y enviar más datos de los necesarios, conservar archivos en una ubicación inadecuada o utilizar una conexión que nadie supervisa.
Cómo corregirlo
Incluye una revisión de seguridad antes de poner en marcha cambios relevantes.
Comprueba qué datos se transfieren, entre qué sistemas, con qué finalidad y cómo se detectaría un fallo. Asigna también un responsable para mantener la integración y revisarla cuando cambie el proceso.
7. No comprobar qué ocurre al terminar un servicio
Cuando una empresa cambia de proveedor, devuelve un equipo o cancela una plataforma, suele concentrarse en que la transición funcione.
Pero pueden quedar documentos en el servicio anterior, información almacenada en dispositivos devueltos o integraciones que continúan enviando datos.
El final administrativo del contrato no siempre coincide con el cierre técnico del servicio.
Cómo corregirlo
Prepara una lista de cierre que contemple la recuperación de la información necesaria, la desconexión de integraciones y el tratamiento de los datos que conserva el proveedor.
En los dispositivos, comprueba que se aplica un borrado adecuado antes de su devolución, reutilización o retirada.
¿Por dónde empezar a corregir estos errores?
Elige un proceso concreto: contratar una aplicación, conectar dos sistemas o finalizar la relación con un proveedor.
Revisa qué información interviene, quién toma las decisiones y qué comprobaciones quedan registradas. Después, asigna responsables y fechas a las mejoras necesarias.
Este enfoque permite convertir la seguridad en una parte habitual de la gestión y reducir los fallos que aparecen entre departamentos.
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Si tu empresa ha incorporado nuevas herramientas, proveedores o formas de trabajo, puede ser un buen momento para revisar cómo encajan dentro de su seguridad.
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Una restauración de prueba puede resultar incómoda.
Una restauración fallida durante un ransomware puede convertirse en una crisis.
Comprobar periódicamente las copias permite detectar problemas cuando todavía existe tiempo para solucionarlos.
Ibis Computer: prepárate antes de necesitar tu última copia
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Una estrategia adecuada debe contemplar no solamente cómo realizar las copias, sino también cómo protegerlas, comprobarlas y recuperar los sistemas cuando sea necesario.
Porque la pregunta realmente importante no es:
“¿Tenemos backup?”
Es:
“Si mañana perdemos nuestros sistemas, ¿cuánto tardamos en volver a trabajar?”