La herramienta de gestión de compras que te ahorrará tiempo y te hará la vida más fácil es el Software ERP configurado para ayudar a la gestión del departamento de compras.
Tener un Software ERP significa querer automatizar todos los procesos para que el día a día en la empresa sea más sencillo, y que tú, o tus empleados, tengáis que hacer menos esfuerzos.
¿A qué llamamos Gestión de compras?
Pongámonos en situación: Imagina que no tienes autorización para gastar dinero, pero, eres el encargado de analizar y abastecer a tu empresa para que pueda proveer a sus clientes.
Pues bien, en ese caso realizarás una solicitud de compra que posteriormente la persona con autorizada aprobará, denegará o incluso la modificará.
A esto le llamamos gestión de compras.
¿Puedes gestionar la solicitud de ofertas a proveedores desde el ERP?
La respuesta corta y que todo el mundo quiere saber es SÍ, el Software ERP puede ayudarte a gestionar una solicitud de oferta a tus proveedores.
Pero antes de pasar a siguiente punto vamos a analizar, para poder entender bien cómo puede ayudarnos esa herramienta ante esta situación.
A la hora de realizar una solicitud de ofertas a proveedores debemos hacer una valoración previa del producto que queremos comprar y de las necesidades que tenemos que cubrir.
Una vez recogida toda la información, se la pasaremos a 2, 3 o 5 proveedores distintos para recibir sus presupuestos.
No siempre compraremos al proveedor más barato, también habrá otras variables en las que podremos basarnos para elegir al proveedor más adecuado. Nos basaremos, por ejemplo, en la fecha de entrega o en la forma de pago.
Poder identificar las condiciones de venta que me ofrecen, nos simplificará la toma de decisiones.
Herramienta de gestión de compras: Software ERP
Un Software ERP ofrece las herramientas para que todo sea mucho más sencillo.
En la gestión de compras el ERP me debe permitir generar compras de manera sencilla, bien desde una oferta, bien directamente o bien desde un pedido de venta.
Además, este tipo de solución debe poder extrapolarse no únicamente a un pedido de compras, sino también a una solicitud interna de compras.
Vamos a llevarlo a un caso práctico para entenderlo y resolver todas las dudas que puedan surgir:
Pongamos que necesitamos en nuestra empresa durante todo el año un total de 12.000 ordenadores.
En este caso, contactaremos con nuestro proveedor de confianza y firmaremos un contrato anual por la compra de 12.000 ordenadores. Este contrato debe quedar reflejado en nuestro sistema.
¿Qué pasará en los siguientes meses?
Planificaremos la compra de esas 12.000 unidades, por ejemplo: pediremos 1000 unidades todos los meses, tendremos en cuenta que en agosto se cierra la empresa y hay menos ventas. En lugar de recibir 1000 unidades, no voy a recibir ninguna y voy a dar la orden de que en septiembre voy a recibir 1000 más, las que no he recibido en agosto.
Esto es un programa de compras.
He contratado y apalabrado con el proveedor una cantidad anual por la que me hace un precio y acordamos cada cuanto me va a hacer una entrega, así como la cantidad. En el transcurso de ese año se podrán modificar ciertos parámetros en función de como evolucionen nuestras necesidades.
2 Formas de gestionar las compras de una empresa
Las empresas tienen 2 maneras de trabajar frente a la petición de compras de sus clientes:
- Contra pedido, es decir, se genera un pedido y entonces la empresa se encarga de abastecer al cliente.
- Planificar sus compras contra stock, es decir, puedo tener un stock determinado para poder atender las necesidades. Si son portátiles, pues yo necesito tener siempre mínimo 10 portátiles.
Stock de seguridad: ¿Qué es y para qué sirve?
El Stock de seguridad es el número de unidades de un producto que nunca puede faltar en tu almacén. Si seguimos con el ejemplo anterior de los portátiles y tenemos un stock de seguridad de 10, tendremos que avisar al departamento de compras antes de que se acaben estas 10 unidades para que compren más.
Para ello nos ayudaremos del Punto Pedido.
¿Qué es el Punto Pedido?
Para no quedarme nunca sin 10 unidades, establezco un punto pedido de 15, de manera que cuando me queden 5 unidades por encima del stock de seguridad se lance un pedido y garantizar no tener que bajar nunca de 10 unidades en mi almacén.
Esto sería una planificación sencilla de la compra o planificación de compra frente a punto pedido.
En definitiva, si quiero llevar una buena gestión de compras, tendré que marcar un punto pedido para no quedarme nunca sin el stock de seguridad. En caso de querer tener un mayor control y desentenderme de ciertas tareas que son automáticas, lo ideal es implementar un Software ERP en nuestra gestión de compra.
Sobre todo para conseguir resolver tareas más complejas o laboriosas
¿Cómo ayuda el Software ERP a la gestión de compras en una empresa?
¿Cuántos portátiles voy a comprar este mes?
Tengo que ver qué pedidos de ventas tengo que atender, tengo que ver que tengo en stock, tengo que ver cuál es mi stock de seguridad, cuál es mi punto pedido. Tengo que ver que compras están ya en marcha, las solicitudes de compras que ya hay.
Todo esto se lo podemos pedir a nuestro ERP de gestión de compras. Y decirle Hazme todos estos cálculos y dime cuál es la necesidad de compra.
Entonces el sistema empieza a trabajar en base a todos los datos de la empresa, al tener acceso a todo, contemplaremos cualquier variable y nos dará un número exacto del producto, en este caso portátil que nos hagan falta comprar para el plazo que le hayas indicado.
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