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Blog Ibis Computer

Ventajas del uso de un sistema CRM ERP

En nuestros artículos anteriores hemos intentado desgranar qué es un ERP y qué es un CRM, y cómo una empresa puede ser más eficaz si lo aplica en su negocio. Hemos rozado alguna de las ventajas cuando veíamos qué es un ERP, pero resulta muy interesante profundizar más en las ventajas del uso de un sistema CRM ERP para comprender con claridad en qué nos puede ayudar su incorporación en nuestro negocio.
De todas las ventajas que valoran los clientes a los que hemos implantado el ERP de Solmicro, vemos que una de las mayores motivaciones que suele llevar a la incorporación de este tipo de herramientas es la eficacia.
Ser eficaz y eficiente es el eterno enemigo para cualquier empresa que aspira a mejorar las operaciones en su entorno.
Lograr ser eficaz no solo va a hacer que ganemos tiempo, sino que va a hacer que se mejore la rentabilidad de nuestras operaciones.
Vamos a repasar algunos aspectos de nuestra empresa ilustrando con ejemplos para comprender cómo podemos ser capaces de aumentar la eficacia de nuestros recursos.
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Duplicidad de datos.
Basta con pararnos a mirar dentro de nuestra empresa y veremos numerosos ejemplos de duplicidad de datos.

Algo muy habitual es que el comercial dé de alta a un cliente con su nombre, dirección, teléfono etc, en un documento Excel, el departamento de contabilidad usará el famoso Contaplus o cualquier otro programa de contabilidad para registrar esos mismos datos, y el departamento técnico o logístico tendrá otro programa para almacenar los datos que necesita (envío de mercancía, estado de la incidencia etc.).


Hay que tener en cuenta que este proceso no solo se da cuando damos de alta un cliente. Probablemente en las ofertas, el comercial está indicando el nombre y datos del cliente, identificando un artículo, cantidad, precios o incluso unos descuentos. ¿Estamos seguros de que una vez aceptada esa oferta no tendremos que volver a introducir la información?

Una vez que hemos realizado este ejercicio podemos calcular cuántas veces realizamos esta operación al mes y el tiempo que se invierte en ello y podemos multiplicarlo por el coste/hora de un administrativo y el resultado puede sorprendernos. ¡Te retamos a que lo compruebes!
El principal problema es que ese tiempo está siendo pagado por la empresa, y sin embargo no le aporta ningún tipo de valor añadido, por lo que se convierte en un coste innecesario.
Aparición de errores. 
Hagamos el mismo ejercicio que en el ejemplo anterior, tomemos un mes para buscar un caso en el que se haya enviado un material equivocado a un cliente, o se haya hecho un descuento superior al que podemos permitirnos, una factura con un importe equivocado, etc.
No contar con un sistema CRM ERP no quiere decir que todos nuestros departamentos estén bien automatizados. Es probable que nuestro sistema de facturación no cometa errores, pero si ese sistema no es global, con toda seguridad se arrastrarán errores.
 Incoherencia de datos y explotación de la información.
Para demostrar este punto os proponemos un pequeño experimento. Vamos a sacar un listado que nos indique la relación de los artículos más ofertados del último mes y del último año y lo vamos a comparar con los artículos más vendidos del último mes y del último año. Sacaremos otro informe que nos muestre los clientes que mayor facturación producen, los clientes que más sugerencias nos hacen y los que más quejas nos transmiten. Y por último sacaremos un informe para comparar los artículos de los que más stock tenemos con los artículos que nos ofrecen mayor rentabilidad y los que nos ofrecen menor rentabilidad.  
Para realizar este experimento lo mejor es cronometrar el tiempo que empleamos en hacer esos listados y chequeemos todos los obstáculos que nos encontramos en el camino. ¿Qué te parecería si todo eso lo hicieras en un minuto y tres clics? Eso es lo que te ofrece un sistema CRM ERP.
Servicio al cliente.
Hagamos otra pequeña prueba. Imaginemos que nos llama el gerente de uno de nuestros clientes preguntando por un cobro que le hemos domiciliado. En la conversación quiere saber a qué factura pertenece, en qué fecha o fechas le entregamos el material o materiales qué le hemos facturado y quién y en qué fecha aceptó la oferta.
Escoge una factura al azar y cronometra el tiempo que tardas en localizar esa información. No te olvides de tener en cuenta todos los obstáculos a los que te vas a enfrentar. De nuevo, compáralo con el minuto que tardarías en hacerlo si contaras con un sistema CRM ERP.
Esta visión nos ha permitido darnos cuenta del impacto interno que supone contar con un software ERP CRM en nuestro negocio. No solo nos ayuda a nivel interno, sino que repercute en el servicio que ofrecemos a nuestros clientes. Aquí encontramos una de las mayores ventajas del sistema ERP, que no solo tenemos beneficios internos, sino que nos aporta un valor añadido como proveedores al ser capaces de mejorar los tiempos de atención y la calidad de los servicios a nuestros clientes.
Como tenemos nuestra información centralizada, trazada y estructurada podemos ofrecer a nuestro cliente una rápida respuesta cuando nos pregunta por una factura, y además, podemos garantizar una mejora en los tiempos a la hora de ofertas y presupuestar nuestros servicios. 

Ganamos eficacia que nos hará ser más competitivos.

Os retamos a hacer otro pequeño experimento. Hablad con gente de vuestro sector para ver si la competencia usa algún tipo de herramienta CRM ERP. Nos atrevemos a afirmar que sí, por lo que les hará más competentes.
Como implantadores de sistemas de ERP CRM sabemos que el software tiene muchas más ventajas, pero iremos viendo todas ellas de manera sencilla para luego ir profundizando sobre cada una de ellas.

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