¿Cómo ayuda un ERP a mi empresa? Es la pregunta que os surge a muchos usuarios cuando oís hablar de este software de gestión empresarial. Esta herramienta puede ayudarte de muchas maneras diferentes, pero debemos tener en cuenta que cada empresa tiene su propio conjunto de procesos, productos y servicios que la hacen única. Sin embargo, la mayoría de las empresas se enfrentan a problemas operativos similares a medida que crecen. Los tiempos actuales se caracterizan por el cambio y el cambio es inevitable cuando se trata de operaciones comerciales.
El cambio ha hecho que muchas empresas no se adapten y no alcancen sus objetivos. En tiempos como estos, la implementación de la planificación de recursos empresariales (ERP) en una organización puede ser la base para conseguir la optimización de las operaciones comerciales y mejorar la eficiencia e impulsar el crecimiento.
Sistemas ERP: ¿Cómo ayuda un ERP a mi empresa?
Los sistemas ERP permiten a las empresas tener una mayor visión y visibilidad de las operaciones de su cadena de suministro. El acceso a esta información clave les permite tomar decisiones comerciales críticas y mantener una ventaja competitiva en su industria, sin importar lo grande o pequeña sea la competencia.
Conocer los beneficios completos que un sistema de ERP puede tener para tu empresa es el primer paso para reducir los costos y mejorar el ROI.
10 beneficios de un software de gestión
1. Mejor gestión de la información a través de la automatización empresaria
Las métricas y mediciones de rendimiento son vitales para evaluar el progreso del negocio y también ayudan a establecer metas futuras. Sin embargo, a medida que una empresa crece, es cada vez más difícil calcular manualmente los márgenes de ventas, la ratio de ganancias y otras métricas. Un software de gestión aporta un grado de automatización al negocio al permitir a los empleados de toda la organización acceder a los datos compartidos sin la necesidad de mantener registros manuales. Esto también permite la generación de informes sincronizados sobre las métricas comerciales clave.
2. Flujo de trabajo mejorado
Se mejora el flujo de trabajo. Todos los procesos se simplifican y el acceso se realiza a través de interfaces fáciles de usar, esto se resume en que los empleados pueden adquirir la información relevante necesaria para hacer su trabajo. Ya sea extrayendo informes personalizados o estándar o formulando un informe para su presentación, el software ERP facilita el trabajo de cada empleado, lo que lleva a una mayor productividad.
3. Racionalización de los procesos
El objetivo principal de cualquier ERP es integrar todas las funciones de una empresa en una plataforma unificada. Muchas empresas todavía están atrapadas en la posición poco envidiable donde sus datos se almacenan en múltiples ubicaciones y sistemas. Al centralizar esta información y agilizar los medios para acceder (y agregar) datos, conseguimos a una mayor eficiencia dentro de un modelo de negocio.
4. Enfoque modular pero integrado
El software ERP integra varios procesos que son esenciales para ejecutar una empresa comercial en una única base de datos. Estos procesos incluyen gestión de inventario y pedidos, contabilidad, recursos humanos, gestión de relaciones con clientes (CRM), entre otros. Al agilizar todos los procesos en un sistema eficaz, el ERP proporciona a su empresa una base de datos compartida que admite múltiples funciones en toda su empresa.
5. Simplicidad en la contabilidad empresarial
Un negocio en crecimiento tendrá dificultades con sus procedimientos contables si todavía son manuales o si los departamentos de ventas, contabilidad, finanzas y recursos humanos no tienen acceso a los datos compartidos. Los informes financieros y la contabilidad diaria requerirán mucho tiempo y esfuerzo que se pueden reducir fácilmente con el uso de ERP. El uso de ERP para integrar y analizar datos financieros mejorará la productividad de los empleados y reducirá las demoras considerablemente.
6. Transparencia en toda la organización
Para cualquier empresa, información y datos son activos comerciales extremadamente esenciales. La seguridad e integridad de los datos es muy importante para garantizar que las personas correctas procesen y accedan a la información empresarial estratégica. Con un ERP, mientras los datos se mantienen de forma segura, el acceso a los datos también puede darse solo a las personas que tienen la autoridad. Además, la información estratégica se puede mantener en un lugar, mientras que las actualizaciones de dicha información pueden ser realizadas por una o más personas autorizadas. Por lo tanto, el sistema basado en roles hace que ERP sea transparente y seguro.
7. Eliminación de redundancias
Uno de los mayores problemas con un sistema de gestión de datos no centralizado es la aparición continua de datos redundantes. Los datos redundantes son simplemente datos que se han repetido dos veces, lo que puede generar inconsistencias y confusión en el futuro. Es un problema común con las empresas que tienen múltiples ubicaciones de almacenamiento de datos y es algo que se puede corregir con el uso de ERP.
8. Información operacional, financiera y estratégica combinada
Los sistemas ERP unen datos y procesos para que siempre tenga una vista de 360 grados. Ya sea que esté viendo montos de costos en una orden de venta, levantando el registro de un cliente y viendo sus interacciones de ventas y pedidos / envíos uno al lado del otro, o pronosticando ventas usando órdenes de ventas históricas y datos de producción, ERP le brinda la «visión general«.
9. Mejor satisfacción del cliente
Mantener a sus clientes satisfechos mientras administra sus ventas e inventario de manera eficiente puede ser una tarea hercúlea si tiene sus datos de clientes e inventario alojados en diferentes plataformas. Puede haber momentos en los que deba informar a su cliente sobre la información relacionada con el producto y, si no tiene datos de inventario actualizados, podría haber problemas. ERP ayuda a mantener actualizada la información y también facilitará la actualización en tiempo real de todos los datos. Esto ayudará a los representantes de los clientes a acceder a datos actualizados y precisos y a tratar con sus clientes de manera eficiente.
10. Alta seguridad sin barreras adicionales para sus empleados
Un buen ERP facilita al personal la administración de procesos comunes, como entrada de pedidos, recuento de existencias, envío y recepción. Pero mientras que el software comercial a menudo le brinda a tu personal acceso total a sus registros de contabilidad y nómina, los sistemas ERP te permiten restringir las cuentas de los empleados solo a los procesos que son relevantes para sus roles.
Este tipo de seguridad basada en roles, significa que puedes extender el acceso a todos tus empleados, mientras mantienen sus permisos bloqueados para que solo puedan acceder a lo que necesitan para hacer su trabajo.
Como vemos, las ventajas de implantar un ERP en tu empresa son múltiples. Muchas veces los miedos no nos dejan avanzar. Hay que tener en cuenta que la implementación inicial puede llevar algo de tiempo, por eso es importante contar con un aliado tecnológico que nos haga mantenernos seguros y funcionar sin problemas.